Veelgestelde vragen over het digitaal loket

Het digitaal loket van de Vlaamse bestuursrechtscolleges is beschikbaar sinds 22 februari 2021.

Zoals bij de opstart van elke nieuwe IT-toepassing, valt het ook bij dit digitaal loket te verwachten dat gebruikers in een beginfase nog concrete vragen hebben over het gebruik ervan. De Dienst van de Bestuursrechtscolleges (DBRC) heeft enkele vragen verzameld. Ze worden hierna beknopt en per thema beantwoord.

Een (meer uitgebreid) antwoord op deze vragen is echter ook terug te vinden in de op onze website gepubliceerde regelgeving en gebruikershandleiding van het digitaal loket. De DBRC gaat er van uit dat elke procespartij of raadsman de regelgeving én de handleiding naleest vooraleer gebruik te maken van het digitaal loket, dit om onnodige vragen te vermijden, alsook om een correct gebruik van het loket te bevorderen.

 

1. De ‘beveiligde zending’

De regelgeving bepaalt dat de elektronische neerlegging in het digitaal loket wordt beschouwd als een beveiligde zending. Deze neerlegging heeft bijgevolg dezelfde waarde als een aangetekend schrijven of een afgifte op de griffie tegen ontvangstbewijs.

Moet u documenten neergelegd in het digitaal loket ook nog bezorgen per aangetekend schrijven of door afgifte op de griffie tegen ontvangstbewijs?

Neen. U kiest vrij de wijze van beveiligde zending. Indien u voor een elektronische neerlegging in het digitaal loket kiest, volstaat dit.

De DBRC vraagt uitdrukkelijk om documenten slechts éénmaal, via één wijze van beveiligde zending te bezorgen. Het doel van het digitaal loket is o.m. vereenvoudiging en vermindering van de werklast (en kosten) voor de procespartijen en de bestuursrechtscolleges. Een dubbele zending komt daar niet aan tegemoet, vertraagt mogelijks de behandeling van uw zaak en houdt het risico in op juridische betwistingen.

Kan u erop vertrouwen dat uw digitale documenten goed zijn aangekomen bij de DBRC?

Ja. Nadat u documenten elektronisch heeft neergelegd in het digitaal loket, krijgt u een scherm met als titel ‘Bewijs van neerlegging’. U kan deze pagina afprinten. De regelgeving bepaalt dat dit een bewijs van de datum van neerlegging is. Deze pagina bevat ook andere gegevens, zoals een lijst van de namen van de neergelegde documenten en een overzicht van de informatie die u in het loket heeft ingevuld. Indien u uw e-mailadres heeft ingevuld, krijgt u deze informatie ook via e-mail toegestuurd.

De DBRC vraagt uitdrukkelijk om de griffie niet te contacteren per telefoon of per e-mail om een extra bevestiging te vragen van de neerlegging van uw documenten. Er is bovendien geen enkele reden om uw documenten ook nog via aangetekend schrijven of via afgifte op de griffie tegen ontvangstbewijs te bezorgen.

In het zeer uitzonderlijke geval dat er toch iets fout zou zijn gelopen met (uw elektronische neerlegging in) het digitaal loket, zal u een foutmelding krijgen, die u kan afprinten. Meer informatie over deze foutmeldingen vindt u in de regelgeving en in de gebruikershandleiding.

 

2. De ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’

De regelgeving bepaalt dat elk document dat wordt neergelegd in het digitaal loket geacht wordt de originele versie te zijn van dat stuk. Daarnaast is ook bepaald dat alle verzoekschriften en processtukken die worden neergelegd in het digitaal loket – en die bijgevolg de originele versies zijn van deze stukken – digitaal moeten worden gehandtekend, meer bepaald met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Als de handtekening van meerdere natuurlijke personen noodzakelijk is, moeten deze allemaal elektronisch worden aangebracht.

Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?

Een gekwalificeerde elektronische handtekening is bijvoorbeeld, maar zeker niet uitsluitend, een ondertekening met een Belgisch e-ID. U vindt meer informatie over de gekwalificeerde elektronische handtekening in de regelgeving en de gebruikershandleiding.

Een papieren origineel document, met de hand ondertekend en vervolgens gescand, is geen digitaal origineel en de handtekening is geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Bovendien zorgt het printen, het met de hand ondertekenen en het vervolgens scannen (om opnieuw te digitaliseren) voor extra werklast bij de procespartijen, hetgeen niet in lijn is met de doelstelling van het loket om voor vereenvoudiging en werklastvermindering te zorgen.

Hoe onderteken ik een .pdf met een Belgisch e-ID?

Voor meer informatie en een praktische handleiding kan u terecht op https://eid.belgium.be/nl/digitale-handtekeningen

Volstaat het aanmelden in het digitaal loket en de daaropvolgende neerlegging van documenten als (gekwalificeerde elektronische) handtekening?

Neen. Om het gebruik van het digitaal loket zo ruim en flexibel mogelijk te houden, is er in de regelgeving een duidelijk onderscheid tussen het verkrijgen van toegang tot het loket en de verplichting om digitale verzoekschriften en processtukken te handtekenen aan de hand van een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Voor toegang tot het loket kan iedereen zich authenticeren op meerdere wijzen (e-ID, federaal token, mobiele app, …).

Voor de handtekening van digitale verzoekschriften en processtukken moeten procespartijen of raadsmannen werken met een gekwalificeerde elektronische handtekening.

De gebruiker die zich aanmeldt en documenten elektronisch neerlegt, is niet noodzakelijk dezelfde persoon (of personen) die het digitale verzoekschrift of het processtuk moet(en) handtekenen. Dit laatste moet gebeuren door een procespartij of haar raadsman, terwijl het eerste ook zou kunnen gedaan worden door bijv. secretariaats- of andere medewerkers van advocatenkantoren, van overheden, van ondernemingen, …

 

3. De ‘afschriften’

Moet u nog afschriften bezorgen (op papier) indien u documenten elektronisch neerlegt in het digitaal loket?

Neen. De elektronische neerlegging in het digitaal loket volstaat.

Enkel wanneer u documenten bezorgt via een aangetekend schrijven of via afgifte op de griffie tegen ontvangstbewijs moet u nog afschriften toevoegen. Het doel van het digitaal loket is o.m. vereenvoudiging en vermindering van de werklast (en kosten) voor de procespartijen. Het bezorgen van papieren afschriften van digitale documenten komt daar niet aan tegemoet.

 

4. De ‘nummering van de overtuigingsstukken’

De regelgeving bepaalt dat verzoekschriften en processtukken een inventaris van de overtuigingsstukken moeten bevatten en dat deze overtuigingsstukken moeten genummerd zijn volgens deze inventaris. De overtuigingsstukken moeten toegevoegd worden als bijlage. Dit geldt zowel voor digitale als voor analoge documenten.

Moet de nummering op (de eerste pagina van) elk digitaal overtuigingsstuk staan of volstaat het voor digitale documenten om een nummering op te nemen in de bestandsnaam?

Ja, dit laatste volstaat. Het (digitale) document dat u met een elektronische neerlegging in het digitaal loket bezorgt, wordt geacht het origineel van het stuk te zijn. U hoeft dit stuk niet eerst af te printen, een nummering aan te brengen en vervolgens opnieuw te scannen. U kan eenvoudigweg de nummering, zoals vermeld in de inventaris, opnemen in de bestandsnaam van het digitale document.